Как оформить заверенную копию документа печатью организации

Подготовка к заверению копии документа

Я решил заверить копию диплома. Сначала уточнил в деканате, какие документы нужны и как подать заявление. Выяснил, что заверять можно как самостоятельно, так и у нотариуса.

Необходимые документы и информация

В деканате мне объяснили, что для заверения копии диплома нужно предоставить оригинал документа и паспорт. Сотрудник попросил заполнить заявление, где нужно было указать ФИО, данные паспорта, название документа, количество копий и цель заверения. Я указал, что копия нужна для предъявления в посольстве.

Сотрудник также объяснил, что заверение копии бесплатно, а срок изготовления – один рабочий день. Спросил, нужна ли мне печать организации на копии, я ответил утвердительно.

Он также рассказал о варианте нотариального заверения. Нотариус заверяет копии любых документов, а не только тех, которые выдала организация. Стоимость заверения у нотариуса зависит от региона и типа документа. Срок изготовления – обычно несколько часов.

Я решил, что мне достаточно заверения печатью организации. Это бесплатно и занимает всего один день.

Выбор способа заверения: самостоятельно или у нотариуса

Выбор между заверением копии документа печатью организации и нотариальным заверением зависит от нескольких факторов. В моем случае, для посольства подойдёт копия, заверенная организацией.

Нотариальное заверение имеет свои преимущества:

  • подходит для любых документов, а не только выданных организацией;
  • нотариус проверяет подлинность документа, что повышает доверие к копии;
  • нотариальное заверение может быть необходимо для предоставления копии в суд или другие государственные органы.

Однако, нотариальное заверение имеет и недостатки:

  • это платная услуга;
  • требует личного визита к нотариусу;
  • может занимать больше времени, чем заверение печатью организации.

В итоге, выбор способа заверения зависит от требований организации, куда будет предоставлена копия, а также от личных предпочтений и возможностей.

Процесс оформления заверенной копии документа организацией

Процесс оформления копии в организации обычно простой и быстрый. Я подал заявление и оригинал диплома, а через день получил заверенную копию.

Составление заявления на получение заверенной копии

Заявление на получение заверенной копии обычно составляется в свободной форме. Я написал заявление от руки, но в некоторых организациях могут предлагать готовый бланк.

В заявлении обязательно нужно указать:

  • наименование организации;
  • ФИО заявителя;
  • паспортные данные;
  • название документа, копию которого необходимо заверить;
  • количество копий;
  • цель заверения копии;
  • дату и подпись.

Важно формулировать требования чётко и лаконично. Например, вместо ″Прошу заверить копию моего диплома″ лучше написать ″Прошу выдать заверенную копию диплома о высшем образовании…″.

Также важно указать, нужна ли печать организации на копии. В некоторых случаях печать не требуется, но для посольства она была обязательна.

Подача заявления и ожидание обработки

После того, как я составил заявление, я подал его вместе с оригиналом диплома в деканат. Сотрудник проверил документы и принял заявление. Он сообщил, что копия будет готова через один рабочий день и ее можно будет забрать в то же время.

В некоторых организациях могут быть другие сроки обработки заявлений. Например, если требуется заверить копию большого количества документов или если требуется согласование с руководством, то срок может быть увеличен.

Также важно учитывать график работы организации и время приема посетителей. В некоторых организациях может быть предварительная запись на прием, поэтому стоит уточнить эту информацию заранее.

Во время ожидания обработки заявления можно заниматься своими делами. В деканате мне предложили подождать в коридоре, но я решил прогуляться по территории университета.

Через день я вернулся в деканат и получил заверенную копию диплома. Сотрудник проверил мои документы и выдал копию с отметкой о заверении и печатью организации.

Правила оформления заверенной копии документа

На заверенной копии диплома была отметка ″Верно″, подпись сотрудника деканата, расшифровка подписи, дата и печать университета.

Обязательные элементы отметки о заверении

Отметка о заверении копии документа – это важный элемент, который подтверждает ее соответствие оригиналу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает следующие обязательные элементы отметки о заверении:

  • слово ″Верно″;
  • наименование должности лица, заверившего копию;
  • собственноручная подпись лица, заверившего копию;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения копии.

В некоторых случаях могут быть добавлены дополнительные элементы, например:

  • место хранения оригинала документа;
  • оттиск печати организации.

Важно, чтобы отметка о заверении была проставлена четко и разборчиво, а подпись лица, заверившего копию, была идентична подписи в его документах.

Заверение многостраничных документов

Заверение многостраничных документов имеет свои особенности. ГОСТ Р 7.0.97-2016 не устанавливает единых правил для этой процедуры, но в делопроизводстве принято несколько вариантов.

Вариант 1: отметка о заверении проставляется на каждом листе копии. Этот вариант обеспечивает максимальную защиту от подделки, так как каждый лист имеет свою отметку.

Вариант 2: отметка о заверении проставляется только на последнем листе копии, а все листы скрепляются и прошиваются. Этот вариант более экономичен, так как требуется меньше отметок, но он менее надежен, так как листы могут быть заменены.

Вариант 3: отметка о заверении проставляется на отдельном листе, который прикладывается к копии документа. Этот вариант удобен, если копия документа предоставляется в электронном виде, так как отметка о заверении может быть отсканирована отдельно.

Выбор варианта заверения многостраничного документа зависит от требований организации, куда будет предоставлена копия, а также от личных предпочтений и возможностей.

Особенности заверения электронных документов

Заверение электронных документов имеет свои особенности, так как электронный документ легко изменить. Существует несколько способов заверения электронных документов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.

Заверение электронной подписью. Электронная подпись – это аналог собственноручной подписи, который позволяет идентифицировать подписанта и подтвердить целостность документа. Заверение электронной подписью является наиболее надежным способом, но требует наличия у подписанта электронной подписи и специального программного обеспечения.

Заверение отметкой о заверении в теле документа. Этот способ аналогичен заверению бумажных документов, но отметка о заверении проставляется в теле электронного документа. Этот способ менее надежен, чем заверение электронной подписью, так как отметку о заверении можно легко удалить или изменить.

Заверение отметкой о заверении на отдельном листе. Этот способ аналогичен заверению многостраничных бумажных документов, но отметка о заверении проставляется на отдельном электронном документе, который прикрепляется к электронной копии документа.

Выбор способа заверения электронных документов зависит от требований организации, куда будет предоставлена копия, а также от технических возможностей.

Элемент отметки о заверении Описание Пример
Слово ″Верно″ Указывает на соответствие копии оригиналу. Верно
Наименование должности Должность лица, заверившего копию (например, директор, главный бухгалтер, декан). Декан факультета информационных технологий
Подпись Собственноручная подпись лица, заверившего копию. (подпись)
Расшифровка подписи Инициалы и фамилия лица, заверившего копию. А.А. Иванов
Дата заверения Дата, когда была заверена копия. 2023
Место хранения оригинала (необязательно) Место хранения оригинала документа, если это необходимо указать. Оригинал документа находится в архиве организации. оборудование
Оттиск печати (необязательно) Печать организации, если это требуется. (оттиск печати)
Критерий Заверение печатью организации Нотариальное заверение
Тип документа Документы, выданные организацией (например, дипломы, справки, приказы). Любые документы.
Стоимость Обычно бесплатно. Платная услуга, стоимость зависит от региона и типа документа.
Срок изготовления Обычно 1-3 рабочих дня. Обычно несколько часов.
Место оформления Организация, выдавшая документ. Нотариальная контора.
Процедура Подача заявления, предоставление оригинала документа. Личный визит к нотариусу, предоставление оригинала документа.
Надежность Менее надежно, чем нотариальное заверение, так как не проверяется подлинность документа. Более надежно, так как нотариус проверяет подлинность документа и личность заявителя.
Применение Для предоставления копии в организации, которые не требуют нотариального заверения (например, банки, учебные заведения). Для предоставления копии в государственные органы, суды, посольства и другие организации, которые требуют нотариального заверения.

FAQ

Какие документы можно заверить печатью организации?

Обычно организации заверяют копии документов, которые они сами выдали. Например, учебные заведения заверяют копии дипломов и аттестатов, медицинские учреждения – копии справок и выписок из истории болезни, работодатели – копии трудовых книжек и приказов.

Можно ли заверить копию паспорта печатью организации?

Нет, копии паспорта и других документов, удостоверяющих личность, заверяются только нотариально.

Нужно ли платить за заверение копии печатью организации?

Обычно заверение копии печатью организации бесплатно. Однако, в некоторых организациях может быть установлена плата за эту услугу.

Как долго делается заверенная копия документа?

Срок изготовления заверенной копии документа зависит от организации. Обычно это занимает от 1 до 3 рабочих дней.

Что делать, если организация отказывается заверить копию документа?

Если организация отказывается заверить копию документа, можно обратиться к нотариусу. Нотариус заверяет копии любых документов, но это платная услуга.

Как проверить подлинность заверенной копии документа?

Чтобы проверить подлинность заверенной копии документа, нужно обратиться в организацию, которая ее заверила.

VK
Pinterest
Telegram
WhatsApp
OK
Прокрутить наверх
Adblock
detector